Hóa đơn đầu vào là chứng từ phản ánh các khoản chi phí phát sinh của doanh nghiệp trong kỳ. Các chứng từ này cần được quản lý và hạch toán chính xác để bảo vệ chi phí hợp lý của doanh nghiệp trong các khoản thuế. Tuy nhiên với cách quản lý chứng từ giấy thủ công đã khiến kế toán không ít lần làm thất lạc hóa đơn, nhập liệu sai số,…dẫn đến công ty phải đóng thuế cao hơn. Vai trò phần mềm hóa đơn đầu vào chính là khắc phục những tình trạng đó trong công tác quản lý hóa đơn và bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp.

Ưu điểm của phần mềm Quản lý hóa đơn ICORP Invoice

❖ Quản lý hóa đơn đầu vào, đầu ra nhanh chóng, giảm thiểu rủi ro.

❖ Kết nối trực tiếp đến hệ thống của Tổng cục thuế và Tự động đồng bộ hóa đơn đầu vào, hóa đơn đầu ra từ Tổng cục thuế về hệ thống để lưu trữ và tra cứu.

❖ Giúp doanh nghiệp tiết kiệm đến 90% chi phí và thời gian quản lý, lưu trữ hóa đơn bán ra và hoá đơn mua vào.

❖ Tự động phân tích và kiểm tra hóa đơn

❖ Đồng bộ với phần mềm kế toán  và phần mềm xuất hóa đơn điện tử.

❖ Tự động lưu trữ và quản lý hóa đơn tập trung , Phân loại hóa đơn theo nhu cầu quản lý

❖ Tải hóa đơn PDF/XML hàng loạt, Thống kê hóa đơn bị Điều chỉnh, Thay thế, Hủy

❖ Kết xuất bảng kê chi tiết hàng hóa ra Excel để hoạch toán, báo cáo hoặc import lên phần mềm kế toán

❖ Giảm thiểu sai sót, thất lạc hóa đơn

❖ Giảm thiểu tối đa rủi ro về thuế, Kiểm tra trạng thái hoạt động của MST hàng loạt: giúp doanh nghiệp tránh được rủi ro đối với các doanh nghiệp bỏ trốn, doanh nghiệp đóng cửa hoặc ngừng hoạt động.

❖ Kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn: ngày lập, ngày ký, ngày cấp mã có hợp lệ hay không

❖ Hỗ trợ tra cứu hoá đơn PDF gốc của các nhà cung cấp khác

Vai trò của phần mềm Quản lý hóa đơn ICORP Invoice

1. Đem lại hiệu quả về chi phí

      Bài toán chi phí luôn là vấn đề được quan tâm nhiều nhất dù ở doanh nghiệp lớn hay doanh nghiệp vừa và nhỏ. Việc sử dụng hóa đơn giấy, quản lý hóa đơn giấy đòi hỏi doanh nghiệp phải chi một phần ngân sách khá lớn cho không gian lưu trữ, in ấn, nhân sự, chi phí quản lý, chi phí thời gian,… Bên cạnh đó, doanh nghiệp còn có thể gánh chịu các khoản chi phí nộp phạt do kê khai, hạch toán nghiệp vụ không đúng thực tế,…

Trong khi đó, phần mềm hóa đơn điện tử ICORP Invoice có thể giúp doanh nghiệp quản lý toàn bộ hóa đơn đầu vào một cách khoa học, minh bạch. Người dùng có thể tra cứu hóa đơn đầu vào đã phát sinh từ nhiều năm. Mặt khác, phần mềm có thể tự kiểm tra tính chính xác của hóa đơn đầu vào và tự động cập nhật lên phần mềm kế toán. 

Những tính năng đó giúp doanh nghiệp loại bỏ yếu tố về nơi lưu trữ hóa đơn, giảm chi phí thời gian xử lý hóa đơn, giảm chi phí vận chuyển, in ấn hay chi phí phát sinh do nộp phạt, làm sai,…

2. Nắm bắt chính xác tình hình tài chính và kinh doanh

      Sai sót trong quá trình nhập liệu từ hóa đơn vào phần mềm kế toán, nhập hóa đơn hai lần hay bỏ sót hóa đơn là lý do khiến bảng báo cáo tài chính, báo cáo kết quả kinh doanh sai số so với thực tế. Đó là lý do khiến doanh nghiệp không kiểm soát chính xác tình hình hình thu, chi, tài chính nội bộ. Điều đó ảnh hưởng lớn đến các chiến lược kinh doanh, chiến lược mở rộng hay thu nhỏ quy mô của doanh nghiệp.

      Đối với các doanh nghiệp thông minh, họ sẽ không để điều đó xảy ra. Phần mềm hóa đơn điện tử sẽ giúp bộ phận kế toán báo cáo chính xác số liệu phát sinh trong kỳ. Do:

• Hóa đơn đầu vào được kiểm tra, đối chiếu tự động thông qua mã số thuế đảm bảo không sai thông tin
• Phần mềm tự động hóa số liệu với phần mềm kế toán loại bỏ tình trạng sai số do nhập liệu thủ công
• Phần mềm tự động tra cứu hóa đơn đảm bảo người dùng có chứng từ chứng từ bất cứ khi nào cần
• Số liệu báo cáo chính xác 100% giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ tình hình tài chính

3. Tối ưu nguồn nhân lực cho bộ phận kế toán

      Sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn ICORP Invoice sẽ giúp kế toán quản lý hóa đơn khoa học, chính xác, tiết kiệm thời gian xử lý và quản lý thủ công. Giúp kế toán có 100% thời gian thực hiện công việc quan trọng. Mặt khác, bộ phận kế toán có thể cắt giảm nhân sự khi sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử